Last Updated on 11 April, 2023 by Håkan Samuelsson

Vad betyder leverantörsreskontra?

Alla som bedriver näringsverksamhet är skyldiga att bokföra intäkter och utgifter, tillgångar och skulder, samt att avsluta räkenskapsåret med en årsredovisning. För att underlätta bokföringen, särskilt när man bedriver en mer omfattande verksamhet, kan det vara bra att skapa olika sidoregister som brukar kallas reskontra. I reskontran samlar man uppgifter som ligger till grund för den löpande bokföringen. Reskontran kan avse olika kategorier, vanligast är kunder (kundreskontra) och leverantörer (leverantörsreskontra). Leverantörsreskontran är i sin enklast form en förteckning över de leverantörer verksamheten nyttjar.

Vilken information finns i leverantörsreskontra?

Den information som brukar ingå i en leverantörsreskontra är leverantörernas namn, organisationsnummer, adresser, kontaktpersoner och kontaktuppgifter samt plusgiro- eller bankgironummer för betalningar. Därefter kopplar man inkommande fakturor från en leverantör till leverantören i leverantörsreskontran. Fakturornas förfallodagar läggs in för att bevaka att betalning sker i tid. När betalning skett ligger fakturan kvar i reskontran, kopplad till leverantören, och det är således möjligt att i efterhand sammanställa hur stora inköp som gjorts under året från en viss leverantör, eller från en viss kategori av leverantörer.
 

Leverantörsreskontra, ett planeringsverktyg

Leverantörsreskontran utgör ett mycket användbart verktyg, inte bara för att sköta den löpande bokföringen, utan även för budgetarbetet och planeringen av verksamheten. Utifrån leverantörsreskontran kan man jämföra en leverantörs prisbild med en annan leverantörs priser. Man kan förutse verksamhetens kostnader, vilket underlättar planeringsverksamheten och leverantörsreskontran kan således utgöra underlag för investeringsbeslut, till exempel för att bedöma om man ska fortsätta att köpa en produkt, eller om det vore lönsammare att investera i en maskin och själv tillverka produkten.

Leverantörsreskontra, ett kontrollverktyg

Leverantörsreskontran nyttjas inte enbart av den som bedriver näringsverksamheten, utan även av dess redovisningskonsulter som biträder med bokföringen och av dess revisorer vid granskningen av bokföringen.
I balansräkningen ska samtliga inköp upptas på ett och samma ställe som leverantörskostnader. Balansräkningen ger alltså ingen överblick över vd som faktiskt ingår i denna post. Leverantörsreskontran ger detaljerna kring posten. Vid den löpande bokföringen stämmer man regelbundet av mot leverantörsreskontran så att posten i balansräkningen överensstämmer med reskontran. Om det uppstår en differens kan man misstänka att en felaktig betalning har skett, eller att man missat att utföra betalningar. I en liten verksamhet kan det räcka att göra dessa avstämningar några gånger om året, medan man i en mycket stor verksamhet kan stämma av så ofta som varje månad eller vecka.

Varför har man leverantörsreskontra?

När man driver ett bolag är man skyldig enligt lag att föra korrekt bokföring och lämna in en årsredovisning till bolagsverket. För att underlätta detta arbete har alla seriösa företag olika register (reskontran) vid sidan av bokföringen där de samlar information om kunder och leverantörer. Genom att löpande bokföra alla fakturor från olika leverantörer blir det lätt att jämföra priser, få en överblick över sina kostnader samt hålla koll på att fakturorna stämmer. Detta register är även till stor hjälp om man har en utomstående bokföringsfirma som hjälper till med bokföringen.