Last Updated on 16 July, 2024 by Håkan Samuelsson
Ett diarienummer är ett nummer som ges en handling för att kunna organisera handlingen i ett register, ett diarium.
Offentlighetsprincipen
I Sverige gäller offentlighetsprincipen. Den innebär att handlingar som upprättats av, eller som har inkommit till, offentliga myndigheter och organisationer ska vara tillgängliga för allmänheten att ta del av. En allmän handling kan vara offentlig. Det innebär att alla har rätt att ta del av den. Den allmänna handlingen kan även omfattas av sekretess, som begränsar allmänhetens möjlighet att ta del av den.
Register
För att kunna upprätthålla offentlighetsprincipen måste handlingar organiseras. Detta sker genom att alla handlingar åsätts ett diarienummer och samlas i ett diarium. Diarier har historiskt förts i ett fysiskt arkiv, men numera är digitala diarier det vanligast förekommande. För offentliga myndigheter och organisationer finns ett lagstadgat krav att ge alla allmänna handlingar ett diarienummer och därigenom organisera handlingarna i diariet. Myndigheter upprättar även en så kallad diarieföringsplan, där det anges hur handlingar ska diarieföras och åsättas diarienummer. Även för icke offentliga organisationer, som till exempel bolag och föreningar, finns goda skäl att organisera sina dokument med diarienummer i ett register, även om det inte finns ett sådant lagstadgat krav.
Olika struktur
Diarienummer kan följa olika strukturer. På myndigheter är det vanligast förekommande att varje enskilt ärende får ett ärendenummer och att handlingar som därefter inkommer eller upprättas i ärendet får, som diarienummer, ärendets nummer samt en enskild kronologisk beteckning (till exempel 1, 2, 3, eller a, b, c). De allmänna domstolarna tillämpar en struktur med olika typer av ärenden, där diarienumret även visar vilken typ av mål eller ärende som avses (till exempel B för brottmål och T för tvistemål).
Diarienummer kan visa årtal
Det är även vanligt förekommande att diarienumret innehåller en hänvisning till vilket år som ärendet inletts. Ett exempel på ett diarienummer som skulle kunna förekomma vid en tingsrätt är T 1200-19-01. I detta exempel betecknar T att det är ett tvistemål, 1200 är det enskilda ärendenumret, 19 visar att ärendet inleddes 2019, och 01 visar att det är handling nummer ett i ärendet.
Underlättar sökning i databaser
Användandet av ett diarium och användandet av diarienummer underlättar sökbarheten bland handlingar, oavsett om det är en myndighet eller ett bolag som innehar handlingarna. Genom att använda en god struktur och individuella diarienummer kan man enkelt i dagens digitala samhälle återfinna den handling man söker, oavsett om man innehar tusentals eller miljontals handlingar. Användandet av diarienummer möjliggör även för myndigheter och domstolar att säkerställa en enhetlighet i myndighetsutövningen, allas likhet inför lagen. Besluten i två lika ärenden blir desamma. Detta möjliggörs genom att man kan spåra tidigare beslut i liknande ärenden genom att besluten har åsatts diarienummer.
Registratorn ansvarar för diariet
På myndigheter och domstolar finns en eller flera registratorer som har till uppgift att ge inkomna och upprättade handlingar ett diarienummer och organisera dessa i diariet. En inkommen eller upprättad handling ska erhålla sitt unika diarienummer samma dag som handlingen inkommit eller upprättats eller som ett beslut fattats i ett ärende.